最近在工作中發(fā)現(xiàn)，身邊的設(shè)計師喜歡埋頭干活，項目的信息同步做得比較少。大家普遍有兩個觀點：一來認為在事情沒完成前，沒必要告知別人；二來，大家認為設(shè)計稿還沒有完美，給大家看會有不好的反饋。在大型團隊合作中，這種觀點非常容易導(dǎo)致一些問題。本文就我個人的工作經(jīng)驗，和大家分享作為設(shè)計師，同步項目信息的方法和原則。

一、什么是項目同步，它的意義是什么

項目同步是指：在合作中，團隊成員因為各種原因，可能對項目最新的進度、風(fēng)險、共識理解不一致，所以需要通過階段性告知的方法，來保證多方理解一致。這個過程稱之為「同步」。舉例來說，項目周會，不可能保證每個成員都在場，所以在會議結(jié)束后，主持人需要同步會議結(jié)論，讓沒參加會議的人也了解項目進度。 由于設(shè)計師這個職位，注定大部分時候需要與別人合作。所以項目同步管理，是每一個職業(yè)化設(shè)計師的必備的技能。

二、項目同步的核心

項目同步就是解決：什么需求，在什么時間節(jié)點，針對哪些問題，如何組織信息，并同步給合作伙伴、團隊內(nèi)部& Leader。

先來理理在設(shè)計師工作中，由于同步不到位，可能導(dǎo)致的問題：

• 由于需求變更，導(dǎo)致設(shè)計稿修改，并出現(xiàn)項目 Delay；
• 設(shè)計中溝通次數(shù)少，合作方對于最終方案并不買單；
• 產(chǎn)品不定 Deadline，只說盡快出稿，但天天催稿，影響心情和設(shè)計效率。

按我在騰訊的工作經(jīng)驗，這些問題幾乎每個需求都會遇到，那么如何去解決？這就是我今天分享的主題——如何建立項目同步匯報機制。

三、什么是機制

簡單來說，機制即規(guī)范化，也是套路的一種說法。大到國家法律，小到設(shè)計規(guī)范，都是機制的一種。機制化之后，人們便可以無腦執(zhí)行。 為什么要建立同步匯報機制呢？主要有3點好處：

• 書面化共識：留下 Record，避免不必要的鍋；
• 制約無序行為：花了半小時當面聊，無序的點很多，需要整理并形成約定；
• 讓利益相關(guān)人了解進度：例如產(chǎn)品設(shè)計開發(fā) Leader，項目接口人都了解情況。

每個 Designer 都需要建立屬于自己的匯報機制，這是成為 Professional Designer 的第一步。

四、如何進行項目同步

那么如何去同步呢？基于經(jīng)驗，我認為項目同步前，要問自己這幾個問題：

• Who：和誰同步？
• What：同步什么？
• When：什么時候同步？
• How：用什么方式同步？

Point 1：和誰同步 – 確定同步對象

與不同的人，同步的側(cè)重點不同。在 IT公司的工作中，典型有3類同步對象：

1. 項目組成員

與他們主要目標是同步共識，同步共識的好處有3點：

• Tracking：出問題方便溯源；
• Organize：整理討論中零碎的點；
• Double Confirm：二次確認雙方是否真正達成共識。

就我個人工作經(jīng)驗來看，第三點尤為重要。有時候大家認為達成共識了，但落在紙面上，分歧才會展現(xiàn)出來。根本的原因，還是雙方的理解不一致。二次確認，能夠最大程度的避免這種情況。

2. 組內(nèi)同事

主要目標是同步結(jié)論，提高組內(nèi)設(shè)計效率。典型的 Case 是去年，在某個項目的流量報表中，最大的流量來源叫「第三方 Refer 流量」，這個「第三方 Refer 流量」具體是指什么，問了很多設(shè)計師都不知道。經(jīng)過和數(shù)據(jù)經(jīng)理確認后，將含義同步在大群里，并發(fā)了郵件。

3. Leader

主要目標是同步風(fēng)險，無論在哪個團隊，風(fēng)險預(yù)估都是非常重要的。尤其是運營相關(guān)需求，要特別注意風(fēng)險管理。因為運營又要求創(chuàng)意，時間點又卡死，一旦出現(xiàn)問題，立刻向上反饋。在事情變得更差之前，讓上級幫你協(xié)調(diào)時間和資源。

Point 2：同步什么 – 確定同步內(nèi)容

因為每個需同步的 Case 都不一樣，我就講一講整理的套路。首先要確定你要講什么？假設(shè) Leader 突然問你，XX需求還沒搞完么？此時應(yīng)該如何回答？ 這里有2個模型可以幫助梳理內(nèi)容。

1. WWH模型：

Why起因、What內(nèi)容、How方法。

就剛才的例子來說，就可以回答為：產(chǎn)品經(jīng)理因為XX原因，對設(shè)計稿不滿意（Why）；所以我們需要多出幾個方案（What）；今天我就在收集資料，嘗試從XX角度給幾個方案讓大家一起討論（How）。簡單的問詢，用WWH模型已經(jīng)足夠。

2. STAR模型：

• S = Situation（背景）：交代事情的背景；
• T=Task（任務(wù)）：基于這個背景，需要完成哪些任務(wù)；
• A = Action（行動）：這些任務(wù)，需要通過哪些行動才能完成；
• R = Result（結(jié)果）：基于這些行動，可能產(chǎn)生哪些結(jié)果。

相比于 WWH模型，STAR 更加完整，適合從頭到尾闡述一個需求。確定內(nèi)容時，另一個重點是：每次只聚焦一個事情。一件事情只有一個重點，任何的討論都不要偏離這個主題。

Point 3：什么時候同步 – 確定同步時間

不同的內(nèi)容，同步優(yōu)先級不一樣。對于同步共識來說，討論結(jié)束就要趁熱打鐵，拉群輸出，保證所有人都沒有質(zhì)疑。之前我與上海團隊，跨區(qū)域團隊合作時，我們形成同步機制，每次電話討論完，結(jié)論立刻群里同步，避免忘記。 對于風(fēng)險同步，則越快越好，且尤其要立刻同步給 Leader。溝通工具優(yōu)先級從低到高為：IM軟件<電話<當面。對于 IM軟件（指用QQ/微信等）同步需要注意：對方?jīng)]回消息，則不算同步成功。所有人忙起來的時候，都有可能忘看消息。如果沒有回復(fù)，再次同步，防止出漏洞。

Point 4：用什么方式同步 – 確定同步形式

根據(jù)內(nèi)容的復(fù)雜程度，選擇不一樣的同步形式。一般來說分為3種：

1. 簡單，急切的內(nèi)容

直接口頭溝通，簡單直接，但缺點明顯。首先是你需要高度提煉信息，不能啰嗦；其次，聽者可能未必有心在聽。例如對方正在忙，有可能會被忽略。

2. 復(fù)雜內(nèi)容

指需要講清楚 WWH，或 STAR 的內(nèi)容。這類內(nèi)容往往有前后邏輯，所以強烈建議通過 IM軟件/微信/QQ 匯報。這樣的好處是通過文字，可以鞭策和訓(xùn)練自己梳理清楚邏輯。同時也能對設(shè)計邏輯進行 Review，查漏補缺。

3. 復(fù)合內(nèi)容

需要使用 PPT，Prezi 等工具進行復(fù)雜的匯報和演講。

五、同步原則

有幾項同步原則和大家分享，可以讓大家更加高效的同步。

Point 1：三點邏輯

任何事情都要講出1，2，3。這里講工作中的例子，某天早上我們與合作機構(gòu)開會，調(diào)研機構(gòu)對于小程序的用法。電話大概打了1小時，雙方很發(fā)散的討論了很多事情。電話一掛斷，設(shè)計負責(zé)人就總結(jié)出了，機構(gòu)期望的3個小程序能力框架：

• 內(nèi)容輸出（視頻、音頻、文章、題庫……）；
• 互動（留言板、討論區(qū)、客服）；
• 銷轉(zhuǎn)閉環(huán)（買課、上課，可以復(fù)用 H5的能力）。

所以在復(fù)雜的事情，也要訓(xùn)練出總結(jié)1、2、3的能力。本篇文章也是一樣，每個節(jié)點都拆分了1、2、3。通過下圖的 Mindmap，可以看到清晰的1、2、3結(jié)構(gòu)。

Point 2：收益邏輯

收益邏輯核心是「三講一免」。在同步的時候，講收益，講好處，講價值，不要講沒用的細節(jié)。一般來說，追責(zé)或者設(shè)計方案深度討論時才用到細節(jié)。 應(yīng)用一部電影，《穿Prada的惡魔中》Vogue 主編 Miranda 的經(jīng)典臺詞：

「我對你無能的細節(jié)不感興趣」—— Miranda, The Devil Wears Prada, 2006

這句話精準的反映了人們的內(nèi)心。除非有利益關(guān)聯(lián)，所有人只看結(jié)果，沒有人會對細節(jié)關(guān)心。

Point 3：匯報結(jié)果

和收益邏輯有點像。為了節(jié)約雙方時間，同步時只講結(jié)果，不講或者后置過程，因為如果結(jié)果 OK，沒有人會關(guān)心細節(jié)。

六、同步進階技巧

Point 1：壞消息早點說

壞消息早點說。這里我提到了第一位，大家一定要警惕壞消息可能帶來的風(fēng)險。如果不確定是不是壞消息，可以通過以下的「壞消息陷阱」模型來甄別，來看看你是不是掉進了「壞消息陷阱」：

1. 這事以前發(fā)生過，很好解決

No，世界萬物都是在變化，團隊的資源也在變化，以前能解決過并不代表現(xiàn)在能解決。

2. Leader 說，不重要的事情自己決定

No，問題的核心是，所有壞消息都是重要的消息。如果壞消息 Leader 不知道，一旦老板開始追責(zé)，從 Leader 到基層，責(zé)任一個都少不了。

3. 我知道所有事情

這是在一個職位上坐久的人，和自負的人經(jīng)常會遇到的問題。當你自認為了解一切時，危機卻有可能打的你措手不及。

4. 這事情我能解決

這是一個錯覺，因為你不能保證在短時間，把事情看全。舉例來說，某些需求可能看需求文檔，只有2個核心頁面，但其內(nèi)部邏輯可能極其復(fù)雜。這些邏輯很難一眼就看出來。

5. Leader/產(chǎn)品經(jīng)理/合作團隊應(yīng)該知道這條壞消息吧？

一來，作為執(zhí)行的基層，執(zhí)行上遇到的問題，你不說他們怎么知道？二來，就算他們知道了，再確認一遍別人也不會怪你。

6. 我不用完整匯報

No，壞消息需要同步，而且需要解釋明白前因后果，方便追查到底是哪個環(huán)節(jié)出了問題。

Point 2：復(fù)述要點

指的是每次討論完，將要點按照1、2、3整理出來，復(fù)述給對方。這樣做有幾個好處：

1. 檢查認知

通過復(fù)述，看看雙方理解是否一致。

2. 查漏補缺

人腦不是電腦，會遺忘，雙方一起 Review 可以降低遺忘概率。

3. 隨時應(yīng)變

對于有疑問的點，通過復(fù)述來二次討論。例如基于討論，你們總結(jié)出了1，2，3點。對于第2點你有質(zhì)疑，此時再拿出來推理一番，是非常自然的。

4. 氛圍建立

這是一個很好的合作附加值。情感層面，聽與說的互動對于氛圍的建立，遠遠好過無聊的一問一答。

Point 3：用最短的時間

這點有點難，這里我想表述的是：當你想的越清楚，說的越短。這個技巧沒有什么捷徑，需要通過不斷訓(xùn)練才能達到。

今天的分享就是這些，希望能給大家一些啟發(fā)和幫助。

圖片素材作者：Paul Olek

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