在當今這個環(huán)保意識日益增強的世界里，無紙化辦公已經(jīng)成為了一種現(xiàn)代化、綠色的趨勢。隨著國內(nèi)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及配套法制的不斷成熟，電子簽章也被廣泛的應用于企業(yè)之中。

電子簽章以數(shù)字簽名、信息加密為核心，能夠提升公司的工作效率，為企業(yè)實現(xiàn)印章管控可追溯、電子化、移動化。

在無紙化辦公的倡導下，越來越多的辦公流程趨向網(wǎng)絡化，而在執(zhí)行紙質(zhì)簽章簽署的過程中也面臨著許多問題：

1. 簽署流程繁瑣，成本高。
2. 印章、合同文件管理查找困難。
3. 假章屢禁不止，合同文件易被篡改 。
4. 受時空限制，效率低。

福昕作為國內(nèi)領(lǐng)先的 PDF 軟件解決方案提供商，一直致力于為用戶在 PDF 處理和管理方面提供高效、全面的服務。加入電子簽章服務能進一步完善 PDF 的功能，用戶在同一個軟件平臺上即可完成 PDF 文檔的編輯、審閱、簽署等操作，能夠簡化管理流程，提高工作效率。

本文將從“福昕電子簽章”的設計時針對的用戶痛點，設計目標，策略，實施，和大家探討電子簽章的設計，通過深耕產(chǎn)品細節(jié)，回饋用戶更好的功能體驗。

更多設計實戰(zhàn)復盤：

福昕走訪了多家企業(yè)，根據(jù)用戶實際使用簽章的場景繪制了用戶畫像，提煉出用戶使用痛點：

根據(jù)上面的用戶畫像，我們可以發(fā)現(xiàn)用戶使用簽章的痛點：

1. 簽署合同時，需要通過微信或其他工作群與多名合同相關(guān)工作人員進行溝通，確認，流程繁瑣且沒有痕跡可追蹤。
2. 經(jīng)理授權(quán)公章給用印員，用印員作為非業(yè)務部門需要與客戶直接簽署合同，而其他業(yè)務相關(guān)角色，例如合同經(jīng)辦人（業(yè)務員），印章管理員作為業(yè)務相關(guān)責任人對合同的知曉和確認無法在公章申請和使用的流程中體現(xiàn)。
3. 敏感度比較高的文件，不依靠網(wǎng)絡能夠傳送。

對場景下的用戶痛點進行深入了解后，接下來需要思考如何更有效的幫助用戶提升工作體驗。

1. 設計目標：

在設計之前，首先必須明確設計的目標。

設計目標的制定是一個關(guān)鍵的過程，通?；诋a(chǎn)品的定位、目標用戶群體以及產(chǎn)品的未來愿景等因素。在經(jīng)過多次討論和分析后，確定了三個主要的設計目標：

流程簡單、便于管理、安全可靠。

對于這三個目標的優(yōu)先級，我們還進行排序：

首先對用戶來說簽署的流程需要簡單、操作便捷，能夠輕松高效地完成簽名的過程。

其次，簽署的過程需要可追溯，能夠方便管理簽署的進度。

最后，對用戶來說簽署要確保簽署文件的完整性和真實性，同時還需要保證簽署者的身份真實性，防止未經(jīng)授權(quán)的簽署行為發(fā)生。

2. 設計策略

對于以上的三個問題，我們需要不同的設計策略。

1. 關(guān)于簽署流程簡單，設計策略是：以用戶體驗為中心，模擬傳統(tǒng)紙質(zhì)簽名流程。
2. 關(guān)于簽署管理，設計策略是簡化設計策略，讓簽章的管理更易于使用和理解。
3. 關(guān)于安全可靠，設計策略是：安全設計策略，在設計過程中充分考慮服務的安全性，預防潛在的安全風險。

1. 以用戶體驗為中心，模擬傳統(tǒng)紙質(zhì)簽名流程

①四步走的自簽章

傳統(tǒng)簽名流程，發(fā)起者打印 PDF 文檔，自己簽名之后，將書面文檔送簽，簽名者收到書面文檔，閱讀文檔內(nèi)容，找到需要簽名的位置，完成簽名，最后將文件傳回發(fā)起者。

看似簡單的步驟，實際上需要打印文檔，還有雙向傳遞文檔，需要耗費很多的資源和時間。在福昕 PDF 閱讀器中提供自簽章與邀請他人簽章兩種方式，實現(xiàn)用戶的需求。

自簽章操作只需簡單四步，就可完成，省時省力。

②摒棄繁瑣通知，分步提示用戶

相較于自簽署，邀請他人簽署的流程就復雜很多，傳統(tǒng)企業(yè)之間的簽署流程：企業(yè) A 打印合同文檔，自己簽名之后，將書面文檔送簽，企業(yè) B 收到書面文檔，閱讀文檔內(nèi)容，找到需要簽名的位置，完成簽名，最后將文件傳回企業(yè) A。

這樣雙向的傳遞，不僅需要打印文檔，需要耗費很多的資源和時間，而且還可能面臨文檔遺失等問題。福昕簽章的在設計中，為了簡化送簽過程，主要分成以下幾個步驟：

盡管這個流程看起來簡單，但實際上需要深入探討大量的交互細節(jié)。

例如場景在企業(yè)內(nèi)部進行簽署還是在企業(yè)之間進行簽署？發(fā)起者如何對簽署人及簽署區(qū)域進行設置？簽署人收到文檔如何確定簽署身份？

以最后一個問題為例，簽署人收到文檔如何確定簽署身份？

發(fā)起者對簽署人進行設置的時候，需要添加簽署企業(yè)的一些信息，當簽署人打開文檔進行簽署時，若他填入的信息與設置時不一致，則可能出現(xiàn)一個重大的用戶痛點：

他需要在聯(lián)系銷售網(wǎng)頁填寫他的聯(lián)系方式 – 銷售聯(lián)系他 – 福昕的商務助理創(chuàng)建AC離線訂閱+對外簽署訂閱 – 用戶提供的AC管理員接受到AC 發(fā)送的郵件通知 – AC管理員分配對外簽署權(quán)限 – 經(jīng)辦人做企業(yè)實名以及做應用授權(quán)后，才能順利的參與簽署，蓋上企業(yè)章......

這整個過程，對簽署方的操作過于復雜，在接受到簽署鏈接后不清楚如何繼續(xù)操作了，因此就出現(xiàn)無法簽署的情況，轉(zhuǎn)而又要求發(fā)起方還是走紙質(zhì)流程。

流程復雜導致用戶無措，致使簽署流程中斷，簽署無法繼續(xù)進行，用戶的簽署體驗好感度大大降低。

解決流程復雜這個問題，我們需要站在用戶的角度去拆分不同場景下的流程：

1. 簽署身份認證
2. 申請加入企業(yè)組織
3. 創(chuàng)建企業(yè)組織
4. ……

對各個流程進行梳理后，我們得出了一個結(jié)論：

為了強化用戶的認知，需要使用獨占式的告知方式，分步提示用戶

當簽章參與人接收到文檔/簽署鏈接后，整個界面只有獨占式的彈窗，用戶只需要按照界面所示的彈窗流程前進，即可完成整個簽章流程，不受其他信息干擾。

當簽署人點擊開始簽署的時候做相應的判斷，引導用戶完善信息以匹配發(fā)起者預先設置的簽署信息。

當用戶成功登陸之后，還需要用戶進行實名認證，認證當前操作人就是簽署人。

然后根據(jù)發(fā)起人設置的是郵箱還是手機號碼來顯示，若發(fā)起人指定的是手機號方式驗證，需要將當前的福昕郵箱賬號補充手機號，驗證通過后才可參與簽署，確保簽署人的真實可靠。

這樣多次的確認可以提高簽署系統(tǒng)和服務的安全性。通過多層身份驗證，可以有效減少頂替和未經(jīng)授權(quán)的訪問。這種額外的確認步驟可以增加用戶身份的可信度，降低安全風險。

設計好處：

1. 明確流程節(jié)點，使流程的進行不是一種可選，是一種必須。
2. 不受其他節(jié)點干擾。

設計要點：

1. 只給用戶一種選擇。
2. 出現(xiàn)的時機要在操作中。

效果：

1. 用戶在操作流程中明確的了解下一步需要進行的操作。
2. 大幅提升了企業(yè)實名流程的成功率，功能上線后企業(yè)實名用戶 2 個月上漲了 56%。

2. 簡化設計的策略，讓簽章的管理更易于使用和理解

①區(qū)分功能場景

根據(jù)不同的業(yè)務提供了兩種常用的簽署場合：對內(nèi)簽署和對外簽署。

兩種簽署方式最大的不同是：身份認證方式的不同和簽署所用證書不同。

1. 對外簽署： 適用于企業(yè)向外部發(fā)布文件、聲明；跟企業(yè)外部人員或者其他企業(yè)簽訂商務合同等場景，發(fā)送具有法律效力的文書需要使用對外簽署。
2. 對內(nèi)簽署： 適用于企業(yè)內(nèi)部文件上簽名或企業(yè)內(nèi)的文檔審批等場景。

在電子簽章的功能集中，針對對外簽署和對內(nèi)簽署，分別保存和管理不同的簽章樣式，這里像一個抽屜一樣，存放用戶的簽章樣式，用戶可以在這里快速選擇簽章進行應用，在管理簽章的功能中，還可以對簽章進行刪除添加等操作。

②追蹤簽署痕跡

用戶完成簽署后，可以通過簽署記錄和簽署報告進行實時的追蹤整個簽署的記錄，幫助管理人員了解簽署的狀態(tài)和進展情況。

簽署記錄：

場景：

簽署記錄開始只設計了根據(jù)文檔區(qū)分，方便用戶查詢簽章進程，在追蹤用戶使用時發(fā)現(xiàn)，頻繁的更換簽章的情況很少發(fā)生，一般情況下，簽章涉及到的用章數(shù)目是可追蹤。

設計好處：

1. 用戶可以使用兩種不同的方式追蹤文檔，簽章的使用。
2. 根據(jù)簽章的類型場景區(qū)分。

簽署報告：

當對簽署的文檔存在是否真實有效的顧慮時，可以檢查該文檔是否存在法律效力；

簽署報告詳細展示簽名驗證結(jié)果，幫助簽名驗證者獲取和驗證文檔簽署時的狀態(tài)，方便簽章驗證者判斷簽章者身份的有效性以及文檔的完整性。

在設計時我們對簽署報告進行了美化升級，從視覺上提高簽署報告的正式性。

3. 安全設計策略

電子簽名需要具有高度的安全保護，以確保身份驗證、文件完整性、確保用戶數(shù)據(jù)保護和隱私、法律合規(guī)性。

福昕獨創(chuàng)了手動發(fā)送文檔的方式，最大程度保護用戶的信息安全。

①手動發(fā)送文檔

設計場景：

對于保密性極強的工作單位，網(wǎng)絡侵擾會對文件造成損害，需要使用一種不依靠網(wǎng)絡的方式發(fā)送文檔，最大強度的保障信息安全。

設計要點：

1. 文檔不出本地，也無需上傳至任何內(nèi)部服務器即可完成簽署。
2. 在工作流的每個階段，福昕電子簽章服務都會保護文檔，以幫助確保文件完整性。
3. 在設計過程中充分考慮服務的安全性，預防潛在的安全風險。

設計時發(fā)送環(huán)節(jié)剔除了網(wǎng)絡的參與，采用復制粘貼的方式以文本發(fā)送文件。

手動發(fā)送文檔，最大限度的保證了用戶文件的私密性。

福昕電子簽章通過安全設計和保護措施，為用戶提供了安全可靠的簽章環(huán)境。用戶可以放心地使用福昕電子簽章來進行簽署，享受便捷高效的電子簽名體驗，同時確保簽章數(shù)據(jù)的安全和可信度。

福昕簽章項目設計優(yōu)化升級后，產(chǎn)品在用戶體驗和競爭力方面得到顯著提升，本次不僅優(yōu)化了產(chǎn)品的功能和操作體驗，也為用戶提供了更加美觀、簡潔的界面和更為智能、人性化的交互方式。

這些改進和優(yōu)化有助于提升產(chǎn)品在市場上的競爭力和用戶的滿意度，使得產(chǎn)品能夠更好地滿足用戶需求。最新的版本更新統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，個人用戶數(shù)量增長了
70%，企業(yè)用戶數(shù)量增長了56%。

用戶的肯定推動我們進一步的設計思考，我們還可以做什么?

面對業(yè)務不同的簽署場景，我們還將會提供批量簽、頁簽、不指定簽署區(qū)域和無序簽、智能簽章 AI 助手等更豐富的簽署能力靈活應對復雜業(yè)務的簽署需求。比如，批量簽功能特別適用于員工入職場景，當合同內(nèi)容確定性高、簽署任務處理量大時，通過批量簽可以大幅提升企業(yè)簽署處理效率。

同時，還可以將簽約擴展到簽約的全流程，比如簽約前的模板管理和在線起草；簽約中的合同智能對比，簽署存證；簽約后的智能歸檔，合同報表等等。通過全流程的梳理，將簽約這個行為進行了最小顆粒度的細化，為企業(yè)數(shù)智化提供最有價值的“連接器”。

電子化的簽章方式，作為一種全新的簽章體驗，期待著你的參與…