今天黑馬哥和大家一起交流一個(gè)職場(chǎng)問題，如果同事問你要源文件，你該不該給呢？這里有什么需要注意的地方嗎？

相信很多設(shè)計(jì)師都會(huì)遇到同事要你項(xiàng)目源文件的情況，有些設(shè)計(jì)師比較爽快直接就給了，但是這里其實(shí)有一些隱患在里面。今天將會(huì)和大家一起探討一下這個(gè)話題，同事要源文件該不該給，給了會(huì)遇到哪些問題和隱患。

本文從源文件流失的隱患、如何處理這類問題、后期如何完善項(xiàng)目文件管理等幾個(gè)維度進(jìn)行分析，希望可以帶給你更多幫助。

源文件流失的隱患

在之前遇到一個(gè)學(xué)員來給我反饋一個(gè)問題，就是她在項(xiàng)目中的作品被另一個(gè)離職后的同事整理發(fā)布到設(shè)計(jì)平臺(tái)上用于應(yīng)聘，應(yīng)該怎么處理。這個(gè)問題反饋出來的隱患顯而易見，源文件的流失會(huì)損害原作者的權(quán)益。

特別是對(duì)于一些剛?cè)肼毜男氯嗽O(shè)計(jì)師來說，如果公司的項(xiàng)目源文件流失到他們手中，一旦短期內(nèi)離職，也存在盜用公司項(xiàng)目用于應(yīng)聘的風(fēng)險(xiǎn)。

項(xiàng)目中的完整思路都存在于設(shè)計(jì)源文件中，有效的文件管理不僅可以保護(hù)原作者的權(quán)益，對(duì)于公司業(yè)務(wù)信息的保護(hù)也是至關(guān)重要的。如何做好文件管理才能使得項(xiàng)目復(fù)用便捷而又可以消除隱患，是團(tuán)隊(duì)管理者需要反思的問題，下面也會(huì)結(jié)合個(gè)人經(jīng)驗(yàn)和大家一起探討一下。

如何處理索要源文件的問題

工作中同事之間索要文件是比較正常的事情，但是我們需要考慮周全之后再給出回復(fù)，不要隨意流失項(xiàng)目源文件。

1. 問清楚運(yùn)用意圖再答復(fù)

當(dāng)同事索要文件時(shí)，先問清楚目的和運(yùn)用場(chǎng)景，如果是私下用途或者沒有明確的目的可以直接回絕。如果你礙于面子可以借助一些推脫理由，比如：「我需要向領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)一下」等等。

2. 項(xiàng)目需要請(qǐng)先郵件申請(qǐng)

如果是出于項(xiàng)目需要的話，讓同事先發(fā)郵件申請(qǐng)，抄送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。不要覺得這樣很麻煩，這是保護(hù)公司團(tuán)隊(duì)利益和原作者利益的關(guān)鍵所在。

3. 獲得領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)

如果沒有發(fā)郵件對(duì)接的習(xí)慣，我們遇到這個(gè)情況的時(shí)候可以先給直屬的領(lǐng)導(dǎo)反饋一下，看看他的意見再回復(fù)同事。如果你所在的團(tuán)隊(duì)沒有直屬的設(shè)計(jì)領(lǐng)導(dǎo)，可以跟項(xiàng)目所屬的部門對(duì)接人反饋，畢竟這是根據(jù)需求部門輸出的設(shè)計(jì)方案，萬一用到別的部門項(xiàng)目上，他們提出疑問也不好解釋。

小結(jié)：我們這樣處理的最終目的是讓項(xiàng)目文件可以得到合理的保護(hù)，不會(huì)被項(xiàng)目無關(guān)聯(lián)的設(shè)計(jì)師帶出公司造成不必要的隱患。不過項(xiàng)目中的元素復(fù)用也能帶來新項(xiàng)目的設(shè)計(jì)效率，所以我們也要在保護(hù)的同時(shí)建立更完善的文件管理系統(tǒng)，這樣可以提升團(tuán)隊(duì)設(shè)計(jì)師的協(xié)作能力和項(xiàng)目設(shè)計(jì)效率。

組件化思路管理項(xiàng)目文件

雖然我們?cè)趫F(tuán)隊(duì)中需要加強(qiáng)項(xiàng)目文件的管理，但是為了提升團(tuán)隊(duì)設(shè)計(jì)師的工作效率，一些項(xiàng)目文件的元素復(fù)用也是至關(guān)重要的，為此我們?cè)诒Ｗo(hù)的前提下也要提出靈活調(diào)用的解決方案。下面結(jié)合以前團(tuán)隊(duì)的經(jīng)驗(yàn)和一些反思為大家梳理一下個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，希望可以幫助團(tuán)隊(duì)管理者制定出更完善的方案。

1. 組件化思路的引入

為了更方便團(tuán)隊(duì)設(shè)計(jì)師調(diào)用設(shè)計(jì)規(guī)范、項(xiàng)目素材、設(shè)計(jì)樣式等，我們可以引入組件化的思路進(jìn)行創(chuàng)建和管理。組件化的思路是將一些可復(fù)用的元素樣式、素材文件、設(shè)計(jì)規(guī)范等形成模塊的歸檔管理，制定多級(jí)目錄管理，設(shè)置關(guān)鍵詞等形式將團(tuán)隊(duì)所有的項(xiàng)目文件進(jìn)行分塊管理。方便團(tuán)隊(duì)設(shè)計(jì)師隨時(shí)調(diào)用，調(diào)用的是可復(fù)用的單一元件，不會(huì)下載到整套設(shè)計(jì)方案，既能方便相互調(diào)用，也能有效避免源文件流失的隱患。

2. 設(shè)計(jì)規(guī)范實(shí)現(xiàn)網(wǎng)頁管理

在一些成熟的團(tuán)隊(duì)里面，設(shè)計(jì)規(guī)范都是開發(fā)出來的網(wǎng)頁版管理，方便各部門設(shè)計(jì)師訪問和下載相對(duì)應(yīng)的文件。這個(gè)一般是內(nèi)網(wǎng)訪問，也是為了防止項(xiàng)目資料外泄的風(fēng)險(xiǎn)。但是在一些中小企業(yè)很多設(shè)計(jì)規(guī)范制定出來依然是源文件互相傳送，這個(gè)其實(shí)不是很方便，也會(huì)使得項(xiàng)目文件出現(xiàn)外泄隱患。

設(shè)計(jì)規(guī)范實(shí)現(xiàn)網(wǎng)頁管理，這個(gè)實(shí)現(xiàn)的技術(shù)成本并不是很大，在團(tuán)隊(duì)里面可以逐步完善，不僅可以方便調(diào)用，也能方便隨時(shí)更新迭代。

3. 項(xiàng)目文件實(shí)現(xiàn)素材化提取

在一些視覺設(shè)計(jì)項(xiàng)目文件中，通常會(huì)出現(xiàn)一些元素復(fù)用到多個(gè)設(shè)計(jì)作品中，比如一個(gè)卡通形象或者矢量素材等，以后新項(xiàng)目設(shè)計(jì)能復(fù)用就可以節(jié)省更多時(shí)間。當(dāng)完成一些優(yōu)秀的案例時(shí)，可以要求設(shè)計(jì)師把案例中的素材提取出來制作單獨(dú)的元件文件，設(shè)置好名稱、關(guān)鍵詞、格式等，放進(jìn)素材庫里面供大家下載使用。

如果需要展示該素材在一些項(xiàng)目中的運(yùn)用效果，可以設(shè)置不可下載的技術(shù)控制，有效的保護(hù)作品版權(quán)。盡量不要展示系列作品提供下載，這個(gè)流失的風(fēng)險(xiǎn)較大，如果一定要作為演示使用，可以設(shè)置原作者的名字進(jìn)行標(biāo)注，防止一些設(shè)計(jì)師盜用團(tuán)隊(duì)同事的作品用于離職應(yīng)聘。

4. 組件模塊化管理

在UI設(shè)計(jì)項(xiàng)目中，為了防止全案設(shè)計(jì)項(xiàng)目文件被流失，我們需要更好的進(jìn)行文件管理。但是為了方便產(chǎn)品設(shè)計(jì)迭代和新人設(shè)計(jì)師對(duì)接項(xiàng)目，團(tuán)隊(duì)管理者或者項(xiàng)目主設(shè)需要將項(xiàng)目進(jìn)行復(fù)用分析，把一些高頻出現(xiàn)的組件或者模塊進(jìn)行拆分文件管理。方便設(shè)計(jì)師調(diào)用模塊延續(xù)規(guī)范內(nèi)的設(shè)計(jì)，模塊化管理也能提升出圖效率。

如果一些項(xiàng)目模塊搭建完善之后，很多架構(gòu)設(shè)計(jì)就如同搭積木一樣，可以更加靈活，也能提高工作輸出效率。

5. 演示DEMO文件的制作

對(duì)于一些需要演示成套方案讓新人設(shè)計(jì)師可以了解我們的業(yè)務(wù)邏輯，可以將項(xiàng)目文件制作成演示DEMO文件，這樣可以直接通過手機(jī)或者電腦演示，不需要通過源文件查看。不僅方便預(yù)覽，而且也能有效的避免源文件的流失。

現(xiàn)在制作設(shè)計(jì)文件演示DEMO的方式比較多，除了團(tuán)隊(duì)技術(shù)自己開發(fā)以外，也有很多第三方的工具可以實(shí)現(xiàn)，制作原型的工具幾乎都可以實(shí)現(xiàn)高保真的DEMO制作。

小結(jié)

通過最近一些反饋出來的現(xiàn)象延展了這個(gè)話題，希望以后大家遇到「同事要源文件該不該給」這樣的疑問時(shí)，可以更加理性的進(jìn)行分析，合理的處理好這個(gè)問題。

以這個(gè)話題延展出來的關(guān)于項(xiàng)目文件管理的思考，對(duì)于很多團(tuán)隊(duì)管理者來說應(yīng)該重點(diǎn)反思，在防止項(xiàng)目文件流失造成隱患的同時(shí)，如何加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的設(shè)計(jì)復(fù)用率來提升團(tuán)隊(duì)設(shè)計(jì)師的設(shè)計(jì)效率，是我們需要不斷思考并完善的一套設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)。

最后，希望今天的這個(gè)話題延展可以帶給你一些幫助，感謝大家一直以來的關(guān)注支持！

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