前言

會(huì)議是企業(yè)員工制訂工作計(jì)劃、同步工作進(jìn)展、進(jìn)行信息協(xié)同的主要途徑。員工需要快捷的組織會(huì)議，企業(yè)需要對(duì)會(huì)議室進(jìn)行高效的管理。目前公司內(nèi)部圍繞會(huì)議室也存在著許多問題：會(huì)議室資源浪費(fèi)：線上預(yù)定不到、線下會(huì)議室無人使用等等。為了提高員工的會(huì)議體驗(yàn)以及行政人員管理效率。設(shè)計(jì)側(cè)聯(lián)合產(chǎn)品及業(yè)務(wù)在 Q3 對(duì)整個(gè)會(huì)議系統(tǒng)進(jìn)行體驗(yàn)優(yōu)化。本文將分享記錄本次會(huì)議室項(xiàng)目中的的一些設(shè)計(jì)思考和過程。

設(shè)計(jì)目標(biāo)推導(dǎo)

1. 了解業(yè)務(wù)才有發(fā)言權(quán)

由于企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)品的獨(dú)特性，設(shè)計(jì)師需要跨團(tuán)隊(duì)且全鏈路的參與其中。在整個(gè)鏈路里設(shè)計(jì)師在每個(gè)環(huán)節(jié)都要挖掘和貢獻(xiàn)價(jià)值。作為設(shè)計(jì)師不能只做需求的接受者，只有對(duì)業(yè)務(wù)有充分的了解才能提出合理建議，否則脫離了業(yè)務(wù)，設(shè)計(jì)工作將無實(shí)質(zhì)意義，即無法解決用戶需求，也無法幫助企業(yè)帶來管理效率的提升。

在這個(gè)項(xiàng)目里我們首先對(duì)北京總部兩棟樓的線下會(huì)議室進(jìn)行了 2 周的實(shí)際使用率走查。根據(jù)走查結(jié)果我們發(fā)現(xiàn)會(huì)議室的有效使用率較低。設(shè)計(jì)內(nèi)部也針對(duì)會(huì)議室進(jìn)行了一系列的競品調(diào)研并與產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)及行政同學(xué)進(jìn)行了問題對(duì)焦和項(xiàng)目確立。

通過對(duì)目標(biāo)用戶的多維度訪談。挖掘出行政人員和企業(yè)員工在開會(huì)場景中的不同痛點(diǎn)并進(jìn)行了梳理歸納。

2. 明確設(shè)計(jì)目標(biāo)

通過前期用戶訪談及調(diào)研分析確立了產(chǎn)品方向和改版規(guī)劃。我們把提高會(huì)議室使用率、擴(kuò)展會(huì)議室信息、提升與會(huì)人員體驗(yàn)作為我們這次改版的核心目標(biāo)。

設(shè)計(jì)方案實(shí)施

1. 提高會(huì)議室使用率

明確了設(shè)計(jì)目標(biāo)之后我們把提高會(huì)議室利用率作為最優(yōu)先要解決的問題，對(duì)比舊版會(huì)議預(yù)訂系統(tǒng)我們發(fā)現(xiàn)一個(gè)比較嚴(yán)重的問題。舊版會(huì)議預(yù)訂是以半小時(shí)為為最小預(yù)訂時(shí)長的。這樣的顆粒度明顯會(huì)造成會(huì)議室資源浪費(fèi)。

舉個(gè)例子：假設(shè)員工 A 定了會(huì)議室，因?yàn)楦鞣N原因員工 A 在會(huì)議時(shí)間 5 分鐘內(nèi)沒有進(jìn)行簽到或主動(dòng)釋放，雖然該會(huì)議室實(shí)際沒有被使用，但是在系統(tǒng)中其他用戶只能預(yù)訂員工 A 會(huì)議開始時(shí)間的下一個(gè)半小時(shí)。這就造成了該會(huì)議室至少 25 分鐘的浪費(fèi)。這個(gè) 25 分鐘看似微不足道，但是以全國龐大的會(huì)議室數(shù)量為基數(shù)那就不一樣了。所以這次改版我們縮短最小預(yù)訂時(shí)長從 30 分鐘調(diào)整到 15 分鐘。

通過后臺(tái)數(shù)據(jù)及訪談我們發(fā)現(xiàn)：員工預(yù)定會(huì)議室一般都會(huì)預(yù)定 120 分鐘時(shí)長，但是實(shí)際使用時(shí)間不足 60 分鐘的占比 40%。這其中有一部分會(huì)議室并沒有被主動(dòng)釋放。于是就造成了該會(huì)議室有 60 分鐘被浪費(fèi)。為了更好的解決會(huì)議室釋放不及時(shí)的問題，我們新增了會(huì)議室搶占功能。用戶通過掃描無人使用會(huì)議室的簽到碼即可進(jìn)行搶占。另外會(huì)議室預(yù)定人可以對(duì)會(huì)議室進(jìn)行鎖定，鎖定的會(huì)議室不會(huì)被搶占。

2. 擴(kuò)展會(huì)議室信息

舊版會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)中會(huì)議室信息只包含名稱、樓層、容納人數(shù)這三項(xiàng)信息。結(jié)合前期的用戶訪談和意見反饋，我們對(duì)會(huì)議室進(jìn)行了信息擴(kuò)展，增加了會(huì)議室照片、位置導(dǎo)視，會(huì)議室設(shè)備等信息。幫助用戶在使用會(huì)議室前能更了解該會(huì)議室的詳細(xì)情況，并解決會(huì)議室不好找的問題。

3. 提升與會(huì)人員體驗(yàn)

同時(shí)我們將會(huì)議預(yù)訂系統(tǒng)、郵件系統(tǒng)、日程系統(tǒng)、會(huì)議簽到系統(tǒng)進(jìn)行整合和數(shù)據(jù)打通，通過多維度的連接增加了信息同步和信息觸達(dá)。避免用戶在使用時(shí)頻繁切換多個(gè)系統(tǒng)，有效的提高了工作效率。

用戶通過會(huì)議預(yù)定系統(tǒng)可直接向參會(huì)人發(fā)送會(huì)邀郵件，會(huì)議室預(yù)定成功后參會(huì)人的日程系統(tǒng)也會(huì)同步創(chuàng)建這個(gè)會(huì)議的日程。會(huì)議開始前 15 分鐘日歷系統(tǒng)會(huì)通過 Push 消息對(duì)用戶進(jìn)行有效提醒和通知。

智能化探索

作為日常工作溝通載體的會(huì)議室日趨智能化發(fā)展。本次項(xiàng)目中我們也對(duì)會(huì)議室智能化進(jìn)行了一系列的行業(yè)調(diào)研及硬件廠商對(duì)接，我們明確了會(huì)議室真實(shí)使用狀態(tài)是首要解決的問題。當(dāng)我們真正獲取了會(huì)議室狀態(tài)后才可以在會(huì)議室系統(tǒng)中進(jìn)行更多可能性的嘗試。行業(yè)內(nèi)的解決方案是通過紅外設(shè)備或是雷達(dá)設(shè)備進(jìn)行檢測。最終選擇了兩家硬件廠商，使用兩種類型的設(shè)備分別在在公司搭建完成了兩間測試會(huì)議室。

相信不久的將來通過智能設(shè)備與其他會(huì)議設(shè)備和系統(tǒng)的連接，一定能夠給用戶帶來更優(yōu)的參會(huì)體驗(yàn)，并為組織提升效率、節(jié)約成本。

總結(jié)

上線后我們對(duì)數(shù)據(jù)也進(jìn)行了追蹤，北京總部從 10 月 14 日上線至今，每周會(huì)議室日均預(yù)定量漲幅 26.2%、主動(dòng)釋放率提高 11.7% 、釋放后被利用 230 小時(shí)。搶占功能利用時(shí)長平均每周 54 小時(shí)。參會(huì)邀請日歷創(chuàng)建數(shù)增長 27%。

整個(gè)項(xiàng)目過程中，從前期產(chǎn)品方向的目標(biāo)到設(shè)計(jì)鏈路的梳理；從用戶到業(yè)務(wù)場景的布局；設(shè)計(jì)中更多的體現(xiàn)是對(duì)整個(gè)產(chǎn)品節(jié)奏的把控能力。產(chǎn)品改版上線只是開始，下個(gè)階段我們會(huì)聚焦在智能化會(huì)議室的探索中，繼續(xù)圍繞目標(biāo)用戶為他們提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)的同時(shí)幫助企業(yè)帶來管理效率的提升。

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